Schrijf in mensentaal – 6 tips
Schrijf in mensentaal.
Laten we even starten met een copywriting testje. Welke tekst spreekt je het meest aan?
Tekst 1
Geachte heer,
Uw profiel werd met veel aandacht en bijzondere interesse doorgenomen door mezelf en mijn collega’s. We kunnen stellen dat we zeer sterk onder de indruk zijn van uw competenties en reeds opgebouwde ervaring.
Hierbij wensen wij u op de hoogte te brengen van het feit dat wij uw sollicitatie niet kunnen weerhouden, omdat we tot de eindconclusie kwamen dat uw competenties niet in lijn liggen met het profiel waarnaar wij op zoek zijn.
Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
Met vriendelijke groeten,
Karel Driessens.
Tekst 2
Dag Jan,
Wat fijn dat je bij ons hebt gesolliciteerd.
Ik heb je CV grondig doorgenomen. Helaas kan ik je niet verder laten gaan naar de volgende sollicitatieronde.
We zoeken iemand met minstens 10 jaar ervaring als sales manager in de drankensector. Die ervaring heb jij helaas nog niet. Daarom kiezen we ervoor om verder te gaan met andere kandidaten.
Ik wens je alvast heel veel succes in je verdere zoektocht. Heb je nog vragen? Bel me dan zeker even op.
Groetjes,
Karel
De kernboodschap is in beide teksten dezelfde: Karel kiest ervoor om deze sollicitant niet naar de volgende ronde te laten gaan. Toch is de kans groot dat tekst 2 je het meeste aanspreekt.
Daar zijn een aantal redenen voor:
1. Persoonlijke aanspreking
‘Dag Jan’ tegenover ‘Geachte heer’. De aanspreking zet de toon voor de rest van de tekst. Jan wordt persoonlijk aangesproken. Dat maakt het menselijk. ‘Geachte heer’ geeft je het gevoel dat Karel deze mail net voor de 112e keer heeft verstuurd (wat waarschijnlijk ook zo is 😉). Spreek je lezer dus altijd persoonlijk aan bij naam.
2. Korte zinnen en alinea's
10 tot 12 woorden per zin. Dat is een mooi gemiddelde qua zinslengte. Korter mag, maar maak je zinnen niet langer. Dat maakt het lastiger voor de lezer. Zie je veel komma’s staan in je zin? Probeer die maximaal te vervangen door een punt.
In tekst 1 gebruikt Karel gemiddeld 20,3 woorden per zin. Een echte no-go! Niet fijn om te lezen. In tekst 2 is dat gemiddeld 8,8 woorden. Een wereld van verschil.
Maak ook je alinea’s niet te lang. Je lezers willen willen je tekst scannen. Lange alinea’s maken dat moeilijker.
3. Eerlijk en transparant
Communiceer je boodschap eerlijk en transparant. Heb je slecht nieuws? Kom dan zo snel mogelijk ter zake. Argumenteer ook waarom je een beslissing hebt gemaakt. Wind er geen doekjes om. Zo dwing je meer respect af bij je lezer.
Niemand heeft nood aan holle complimenten om erna slecht nieuws te lezen.
4. Vermijd oubollig taalgebruik
- ‘We kunnen stellen dat’
- ‘Uw sollicitatie werd niet weerhouden’
- ‘We kwamen tot de eindconclusie dat’
- ‘We wensen u op de hoogte te brengen van het feit dat’
Formeel, stijf en oubollig. Doe dat niet. Dit maakt je tekst onpersoonlijk en saai om te lezen.
5. Gebruik actieve zinnen
Passieve zinsconstructies met ‘worden’ of ‘zijn’ vervang je beter door actieve zinsconstructies.
Er werd een lijst met alle niet-betaalde facturen opgesteld door mijn collega.
⇒ Mijn collega stelde een lijst op met alle niet-betaalde facturen.
Actieve zinnen zijn menselijker en dynamischer.
6. Positieve afronding
Bij ‘We hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben’ krijg je als lezer het gevoel dat je vooral geen extra vragen moet stellen. One-way communication. Geen mogelijkheid tot dialoog.
Met een positieve afronding zoals ‘Heb je nog vragen? Bel me dan zeker even op.’ creëer je een positieve sfeer. Je geeft de lezer de mogelijkheid om het gesprek aan te gaan. Laat die kans niet liggen.
